Wat Is De Kracht Van Een Goede Planning?

Hoe een goede voorbereiding kan zorgen voor een soepele werkdag

Melissa Buro Werktuig

       Geschreven door Ping, Projectleider

Weetlust - Wat Is De Kracht Van Een Goede Planning?
Wellicht herken je jezelf in de volgende situatie; je begint rustig je dag en weet dat er veel op de planning staat voor de dag. Voordat je aan de opdracht kan beginnen (in iedere willekeurige branche) moet je eerst de achtergrond van de opdracht achterhalen. Als je het eenmaal hebt gelezen, moet het nog verwerkt worden. Heb je alle informatie die je nodig hebt? Of moet je nog even naar de verantwoordelijke om dit na te vragen. En ga zo maar door… Soms zijn we dan weer twee uur verder en staat het werk eigenlijk nog stil. Dit probleem legt de basis voor een goede planning.

Als beginnend projectmanager liep ik in het begin vaak tegen dit soort problemen aan. Het maken van een planning… Waar moest ik beginnen en wat zijn de voorwaarden van zo’n goede planning?

Er zijn een aantal zaken die ik heb geleerd. Een belangrijk voordeel van het maken van een planning is dat iedereen op de hoogte is van de status van een dergelijk project. Mocht iemand bijvoorbeeld even op vakantie zijn geweest, dan weet men meteen waar je bent gebleven.

Maar hoe bouw je zo’n planning op? Mijn grootste tip is nog; schrik niet af van de chaos waarin je je eerst moet bevinden, voordat er structuur ontwikkeld wordt. Het is soms net schaken. Zet de speelstukken op het juiste moment in om zo gemakkelijk je doel te bereiken.

#1 Wat moet er allemaal uitgevoerd worden?

Voor mezelf werkt het om alles op een stuk papier te zetten. Welke taken moeten er uitgevoerd worden, en voor wie? Persoonlijk gaat mijn voorkeur er ook naar uit om erbij te zetten hoe lang ik verwacht dat die taak duurt tot het is afgerond. Meer wordt er in deze taak verder ook nog niet uitgevoerd. Dus mocht je daarmee klaar zijn, check!

#2 Deadlines

Wanneer is de verwachting dat het af moet zijn? De combinatie tussen de taak, hoeveel uur eraan besteed moet worden en de deadline zorgen voor een prettig overzicht. Interessant is dat wanneer deze drie zaken bij elkaar staan er ‘kleine’ taken naar voren geschoven kunnen worden om daarna beter te kunnen focussen op één opdracht.

Fun fact: Samen met mijn collega’s heb ik aan de hand van verschillende onderzoeken een opdracht uitgevoerd waarin bewezen wordt dat werken aan meerdere opdrachten tegelijkertijd een negatief effect heeft op de productiviteit van de medewerker. Moraal van het verhaal is om per opdracht aan de slag te gaan en indien mogelijk pas verder te gaan aan de volgende wanneer deze is afgerond.

#3 Wees realistisch

Het is onmogelijk om te denken dat iedereen iedere werkdag de volledige 100 procent werkzaam kan zijn. En hey, ik zeg eerlijk dat dat geweldig zou zijn in de perfecte wereld. Maar niet realistisch.

Plan daarom de agenda niet helemaal vol. Het is mogelijk dat een opdracht net iets langer de tijd nodig heeft omdat nog niet alle informatie beschikbaar is gesteld door de klant. Het is mogelijk om dan door te gaan naar een andere opdracht maar houd hierbij de tweede tip in de gaten!

Mocht je collega beginnen aan een nieuwe opdracht, en de informatie beschikbaar gesteld worden door de klant. Dan zal de vorige opdracht toch wederom op een laag pitje gezet worden, gezien er veel tijd nodig is tussen het schakelen tussen de opdrachten. Dat resulteert er mede in dat de deadline wellicht niet behaald kan worden en dát kan weer zorgen voor een ontevreden klant/relatie.

De essentie

Uiteraard zit er nog veel meer verscholen in een goede planning. Als je een reis gaat maken zijn er veel specifieke tijden en gegeven. Hierin zit de kracht als projectmanager om je eigen planning volledig van A tot Z te realiseren en uit te gaan van wat wel kan, in plaats van niet.

Deze tips geven in ieder geval alvast een goed begin. En je weet wat ze zeggen… Een goed begin is het halve werk!

Mocht je nu samen een keer willen sparren over hoe jij jouw planning realiseert en in welke branche, dan kom ik altijd graag in contact.

Mocht het ook zo zijn dat je zelf graag een project door ons wilt laten uitbesteden, dan staat onze deur ook open. Laten we een kopje koffie (online) drinken!

Buro Werktuig


Meer Weetlust?

Dwaal op je gemak door onze overige blogposts.

Hoe kies ik de juiste voice-over stem
De perfecte vertelstem voor je volgende video

Overweeg je om een brandmovie of animatievideo te ontwikkelen? Grote kans dat je dan ook een voice-over gaat uitkiezen. Een goede vertelstem maakt jouw video helemaal af – net als schoenen dat bij je…

NU LEZEN

Een Website Opleveren Binnen 11 Dagen?

Een Website Opleveren Binnen 11 Dagen? Dit is hoe wij dankzij een heldere visie tijd wisten te winnen. We gaan terug naar 19 september 2023, de dinsdag waarop het hoofdstuk van de Goejenhandel…

NU LEZEN

Een Ontroerende Medaille voor ‘Malle’ Babbe

KNGF lanceerde vorig jaar een videocampagne waarin drie baasjes een ode brachten aan hun trouwe viervoeter. Ieder baasje las een zelfgeschreven brief voor en overhandigde na afloop een medaille als…

NU LEZEN

De Vernieuwde Cultuur Van Hall Of Fame Op Video

Kennis krijg je uit ervaring. Als Buro Werktuig gaan we de boel eens om draaien. Maak kennis met onze nieuwste creatie: ‘weetlust’. In deze blogreeks gaan we onze honger naar kennis en creativiteit…

NU LEZEN

3 REDENEN OM TE KIEZEN VOOR EEN ANIMATIE
Voordelen van een Animatiefilm voor je Bedrijf

Animaties poppen tevoorschijn als emotionele eindejaarsposts van mensen op hun social pagina. Nu bezoekers snel zijn afgeleid wanneer een melding tevoorschijn popt, wil jij ervoor zorgen dat je…

NU LEZEN